4.2.5 Voorzieningen

Fontys faciliteert de talentontwikkeling van studenten én van medewerkers met diverse voorzieningen. Het inkoopbeleid voor voorzieningen voldoet vanzelfsprekend aan aanbestedingswetten en vloeit voort uit de vastgestelde budgetten (in lijn met plannen, strategie en visie). De organisatie koopt haar onderwijsleermiddelen en voorzieningen gespecificeerd in, bij leveranciers waarvan de kwaliteit van dienstverlening vaststaat.

Informatievoorziening
Onze medewerkers hebben toegang tot de kennis en informatie die zij nodig hebben om hun werk goed te doen. In Fontys Focus Informatievoorziening zijn de visie en strategie beschreven om de ambities en doelstellingen op het gebied van informatievoorziening uit Fontys Focus 2020 waar te maken. De informatievoorziening is gericht op het faciliteren van de studenten en medewerkers. Fontys hanteert voor informatievoorziening en –technologie een sourcingstrategie en richt zich op het realiseren van de volgende voorzieningen:

Uit gesprekken met medewerkers blijkt dat de informatievoorziening op een efficiëntere manier georganiseerd zou kunnen worden. Op het gebied van communicatie en informatievoorziening kunnen nog stappen gezet worden, met name op het gebied van inhoudelijke kennisdeling en kennisdisseminatie, maar dat geldt ook voor de digitale infrastructuur en digitalisering van onderwijs en processen. Het College van Bestuur is over het maken van enkele fundamentele keuzes op het thema informatievoorziening continu in dialoog met de betrokkenen.

Portfolioboard
Sinds 2017 is om die reden een portfolioboard in werking getreden die het College van Bestuur adviseert bij het nemen van besluiten aangaande strategische projecten en programma’s met een sterk informatievoorzieningscomponent. Informatiemanagement kent meerdere aandachtsgebieden en is een sterke ‘change-driver’ voor het onderwijs. De automatisering van processen vraagt een sterke bewaking op samenhang en impact (bedoelde en onbedoelde effecten van fundamentele keuzes). De portfolioboard constateerde echter in 2018 dat enkele projecten niet optimaal verlopen. Op basis daarvan zijn gesprekken gevoerd met verantwoordelijke directeuren en programmamanagers om te achterhalen welke factoren van invloed zijn op de mate van succes bij dit soort projecten binnen Fontys. Uit de evaluatie zijn lessons learned beschreven, die onder andere betrekking hebben op kaders, proces en sturing. De decentrale sturing blijkt te leiden tot een suboptimale inzet van middelen; de versterking van de horizontale sturing moet tot verbeteringen leiden.

Huisvesting
Fontys biedt studenten een stimulerende en inspirerende onderwijsleeromgeving, waarbij huisvesting is gebaseerd op drie kernwaarden (Huisvestingsagenda 2015-2024):

De leeromgeving bij Fontys kenmerkt zich als volgt: kleinschalig, een laagdrempelige ‘huiskamer’ als ontmoetingsplek, een informele werkruimte voor docenten, voldoende studie- en werkplekken, een innovatief, goed ingericht gebouw met moderne voorzieningen, werkplaatsen die het eigenaarschap van studenten verhoogt en een up-to-date leeromgeving.

Vastgoed
Fontys stuurt op haar vastgoedportefeuille via een huisvestingsagenda en een huisvestingsprogramma 2015-2024. Wij realiseren kwalitatief goed functionerende gebouwen met goede klimaat-, welzijns- en veiligheidsvoorzieningen. Essentieel hierbij is dat de inrichting van gebouwen flexibel is om toekomstige ontwikkelingen te faciliteren. Met name voor Eindhoven en Tilburg is er een grote noodzakelijke vervanging- en ontwikkelingsopgave voor bestaande huisvesting.
De ‘concentratie-tenzij’ lijn is hierbij leidend: de onderwijsactiviteiten van Fontys worden waar mogelijk geconcentreerd op een campus, tenzij er een (onderwijs)inhoudelijke argumentatie is om hiervan af te wijken. Behalve over de ruimtelijke en technische kwaliteit van de huisvesting gaat het huisvestingsprogramma allereerst over de onderwijsinhoudelijke- en onderzoekondersteuning. Het faciliteren van contextrijke onderwijs- en onderzoekomgevingen op themagebieden, het bevorderen van samenwerking (in- en extern) en het verbeteren van ontmoeting en interactie zijn hierbij belangrijke aspecten waar de dienst Huisvesting een toegevoegde waarde levert.

Opleidingen zijn gemiddeld genomen erg tevreden over de wijze waarop medewerkers van de dienst Huisvesting ondersteuning bieden bij de inrichting en het onderhoud van de fysieke omgeving. Daarnaast blijkt uit de Nationale Studenten Enquête dat studenten gemiddeld ruim tevreden zijn over de geschiktheid van de onderwijsruimten bij Fontys.

Integrale veiligheidszorg
De organisatie heeft recentelijk besloten de beheersing van operationele risico’s in ondersteunende processen aan te pakken vanuit de optiek van integrale veiligheidszorg. Dit komt onder meer tot uiting in één integrale veiligheidsagenda voor de thema’s sociale veiligheid, informatieveiligheid, gebouwveiligheid, kennisveiligheid, arbo en milieu, internationalisering, integriteit, crisismanagement, en bedrijfshulpverlening. Maar dit gaat ook over risicobeheersing op het vlak van digitale weerbaarheid (awareness). De werkomgeving van medewerkers voldoet aan de arbo-wetgeving en draagt bij aan een gezonde, veilige en prettige werksfeer. De beleving van de werkomgeving wordt gemonitord via het medewerkerstevredenheidsonderzoek en incidentenregistratie, klachtenprocedures en terugkoppeling door vertrouwenspersonen.

Onderwijsleermiddelen
De mediatheken zijn sinds 2013 dichter bij het onderwijs gepositioneerd (het eigenaarschap ligt bij het instituut). De mediatheek als voorziening is daarmee ingebed in het primair proces van het instituut; op die manier is de dienstverlening meer afgestemd op de specifieke behoefte per instituut. De overstijgende dienstverlening op het vlak van onderwijsleermiddelen is ondergebracht bij de dienst Onderwijs & Onderzoek. Hierbij hebben we het over de beleidsontwikkeling en professionalisering van mediatheken en de advisering over onderzoekondersteuning en content management.

De afstemming en prioritering tussen de decentrale en centrale activiteiten (slim organiseren van inkoop, gebruik en inrichting van systemen) vinden plaats via structureel overleg (regiegroep mediatheken). De activiteiten worden in een jaarplan vastgesteld. Voorbeelden van Fontys-activiteiten betreffen het professionaliseren van informatiespecialisten, het kennis delen van ontwikkelingen in het vakgebied (zoals open access, research data management, auteursrecht) en het digitaliseren van leermiddelen (van bezit naar toegang).

Onze studenten zijn zowel over de mediatheek, de ICT-faciliteiten als de digitale leeromgeving gemiddeld genomen ruim tevreden. Studenten en medewerkers beschikken over goed ondersteunde werkplekken.